Office 365-podden S04E11

I det här avsnittet är Pia Langenkrans med i SharePoint-skolan igen och tillsammans pratar vi om Flerspråksstöd på SharePointsajter.

Sedan poddavsnittet spelades in har vi fått en nyhet vad gäller flerspråksstödet. Microsoft har annonserat fullt stöd för flerspråkighet även på teamsajter och inte bara på kommunikationssajter som det varit tidigare.

Stort tack för att du lyssnar på podden och glöm inte att du kan maila Mats och Pia på adressen office365podden@warnolf.net

Mer information om hur man gör detta hittar du på Create multilingual communication sites, pages, and news på Microsoft Docs.

Flerspråksstöd i SharePoint Office 365-podden

I det här avsnittet skall det handla om flerspråksstöd i SharePoint Online i SharePointskolan. Pia Langenkrans berättar hur det funkar.
  1. Flerspråksstöd i SharePoint
  2. Känslighetsetiketter på containers
  3. Säkerhetsskolan del 2
  4. Ta kontrollen på molnapparna med Azure AD
  5. Dokumenthantering i offentlig förvaltning

S04E10

Känslighetsetiketter för Microsoft 365-grupper, inklusive Teams och SharePointsajter är relativt enkelt att åstadkomma. Vi gör detta med några enkla steg och en smula tålamod.

1. PowerShell

Japp, de första stegen måste göras i PowerShell. Har du tur har någon redan fixat det åt dig, annars finns stegen i länken här nedanför.

Assign sensitivity labels to Microsoft 365 groups in Azure Active Directory

Stäng inte Powershellfönstret! När inställningen ovan finns på plats behöver vi synka etiketterna. Det gör vi också med Powershell. Knappa in:

Execute-AzureAdLabelSync

Nu är det som vanligt en tidsfråga, det är här tålamodet kommer in om det inte redan behövts innan.

2. Skapa en ”Autentiseringskontext”

Besök AzureAD-portalens säkerhetskonfiguration på länken https://portal.azure.com/#view/Microsoft_AAD_IAM/ConditionalAccessBlade/~/StepUpTags

3. Skapa en etikett som kan skydda containers

Det gör du enklast i purview-portalen

4. Välj din etikett när du skapar ett team eller en SharePoint-sajt

Behöver du mer detaljerad information kan du besöka Microsoft Docs och läsa mer om hur man gör där.

Office 365-podden S04E09

Känsligt data

I detta avsnitt är Pia Langenkrans med i säkerhetsskolan. Tillsammans diskuterar vi känslig information och vad vi behöver göra för att börja skydda den i våra verksamheter.

Microsoft brukar rekommendera ett tillvägagångssätt de beskriver som Crawl-Walk-Run, och i den trestegsraketen är det första steget, krypsteget, där vi börjar kartlägga vilken känslig typ av information vi hanterar i organisationen. Här kan vi ofta ta avstamp i processerna.

I till exempel anställningsprocessen så startar kanske allt med en analys av vad vi behöver för slags medarbetare. Då producerar vi information. Är den känslig? Var lagrar vi den?

Vi skapar kanske en annons. Är den känslig?

Sedan skall vi granska ansökningar och CV. Det här är information som vi inte själva producerar. Hur kommer den informationen in? Var lagras den? Är den känslig?

På det här sättet kan vi granska process för process och kartlägga känslig information. När vi gjort det så kan vi använda de olika metoderna som finns i Microsoft 365 för att hitta känslig information i våra gömmor: Sensitive Information Types, Exact Data Match, och Trainable Classifiers.

Vill du gräva djupare så finns det en massa bra information på Microsoft Docs

Power Pages

på Microsoft Build så lanserades Power Pages, en utveckling av något som tidigare gick under namnet Power Portals. Skillnaden är att det är lättare för dig som inte är programutvecklare att ta fram en webbaserad applikation, utan att vi tar bort möjligheter för dig som faktiskt är programutvecklare.

https://make.powerpages.microsoft.com/ är platsen att börja testa på!

Office365-podden S04E09 på Apple podcasts. Du hittar den också på Spotify, TuneIn Radio och på en massa andra platser där du kan lyssna på bra poddar. Eller här på sajten.

Tack för att du lyssnar på podden. Glöm inte att höra av dig om du har tankar, frågor eller bara vill säga hej. office365podden(at)warnolf.net

Office 365-podden

Bland all konsulting och utbildning som jag arbetar med till vardags så gör jag också en podcast om Microsoft 365. Office 365-podden blev namnet, för det var så tydligt vad podden skulle handla om. Jag valde det namnet innan Microsoft började prata om tjänsterna som ”Microsoft 365”. Eftersom Microsoft med jämna mellanrum vill etablera nya varumärken och namn så hängde jag kvar i ”Office 365”.

Flerspråksstöd i SharePoint Office 365-podden

I det här avsnittet skall det handla om flerspråksstöd i SharePoint Online i SharePointskolan. Pia Langenkrans berättar hur det funkar.
  1. Flerspråksstöd i SharePoint
  2. Känslighetsetiketter på containers
  3. Säkerhetsskolan del 2
  4. Ta kontrollen på molnapparna med Azure AD
  5. Dokumenthantering i offentlig förvaltning

Varför en podcast? För att det är så himla kul och stimulerande. På 80- och 90-talet höll jag på med Närradio på Stockholms Järvasändare (91,1MHz) och det var oerhört kul. Jag lärde mig att vara bekväm med min röst och att behärska tekniken i ljudproduktion.

Jag lär mig nya saker hela tiden. Nya sätt att berätta, nya sätt göra podd. (Gör jag misstag ibland? Japp. Men jag vill minnas att när man lär sig att gå är det i princip obligatoriskt att trilla på rumpan då och då.)

What is the PowerShell pipeline?

Powershell is a great, GREAT tool for managing stuff, but to use it as intended you really are going to have to get a good understanding of the pipeline.
I’m not a developer but I know that piping data between processes is a fairly common thing, but as far as I know PowerShell have a very interesting way of using a pipeline.

PowerShell is object oriented

I have worked with a few other shells like CMD and Bash, and they too use the pipeline to transfer data between commands. Bash has a lot of commands to parse the output of a command, and filter out the essence before sending that to the next command. PowerShell have this too, but there is an important difference between PowerShell and Bash.

What is a pipeline?

I like the analogy of the pneumatic tube systems of old. A network of tubes or pipes where used to deliver things in plastic containers. A command opens up the containers and processes the contents. Then it puts them back into the tube and passes them to the next station/Command.

A pneumatic tube station
A system of tubes in a building

Every command has a standard output, usually it is the screen. We might express that to mean that the end of the pipeline is usually the screen. Unless I specify otherwise. So if I type a command the result is sent though the pipeline and if I have not specified what that pipeline connects to, then it connects to screen and outputs the result as text.

Bash outputs text to the pipeline, PowerShell outputs objects.

When we type a command in CMD or Bash, we simply take the output of the command and instead of outputting it to the screen, we send it as input to the next command. That output is going to contain a lot of text that we have no use for. So we use different tools, IE other commands, as an intermediary to remove the stuff we don’t want before sending it as input to the next command. If that input can be used by the receiving command then the process continues. Here is an example of a bash pipeline.

cat sample | grep -v a | sort - r

In this example we read the file “sample” and send it to the command grep. Grep will remove text we don’t want in the pipeline. The next command in the chain will sort the remaining text and as there is no further commands in the chain the pipeline will end and output it’s contents as text on the screen.
In PowerShell, that output is going to be .NET objects, and that means that the filtering is going to be very different from what other shells offer. We have two fundamental things we need to understand and master to make great use of the PowerShell pipeline:

  • Removing Objects from the pipeline
  • Removing properties from objects in the pipeline

Removing objects from the pipeline

We don’t want a cmdlet to have to process unnecessary objects, so we want to keep the number of objects in the pipeline as small as possible. There are two ways to achive this.
We can use filtering in the first cmdlet in the chain to limit the number of objects that are placed in the pipeline. The example below limits the objects returned to only include objects from the Finance OU.

Get-ADUser -Filter {department -eq "Development"}  

We can use the cmdlet Where-Object as the second cmdlet in the chain to remove objects that doesn’t match our condition.

Get-ADUser -Filter * | Where-Object -Property Department -like “Development” 

The rule here is that we should filter out unwanted/unneeded objects as far to the left in the chain of cmdlets as possible. The first example will filter out things before placing a single object in the pipeline, which is what we prefer but it is not always possible. The second example potentially places thousands of objects in the pipeline, and then removes the unwanted ones. This is regrettable but sometimes the only way.

Removing properties from the objects

Some objects will have hundreds of properties and require a lot of memory when processing them. The cmdlet Select-Object is a great “Swiss army knife” and allows us to do all kinds of magic to an object.
One of the things we might do often is to remove unneeded properties by specifying the ones we want to keep.
Try the following commands at a computer by starting powershell and typing:

Get-Process
Get-Process | Select-Object -Property Name,CPU
Get-Process | Select-Object -unique
Get-Process | Select-Object -Property Name,Description,Path -Unique

You might get the impression that the Select-Object cmdlet only filters what you seen on the screen but in reality it has removed all the other properties from the objects in the pipeline and since the pipeline ends, the output is displayed on the screen.
Try this:

Get-Process | Get-Member
Get-Process | Select-Object -Property Path, Description | Get-Member 

Get-Member will dissect the objects in the pipeline to show you what they contain. You will see things like Properties, NoteProperties and Methods. Note that the second line shows that the Select-Object cleans out anything we didn’t specify for it to keep.

So, that is just a quick lesson on how the PowerShell pipeline works. There are other things you will need to learn. Top of mind is how to create your own properties.
One example is a classic:
The Get-Process cmdlet can list the processes from other computers. For this it requires us to specify a property called “Computername”.

Get-Process -ComputerName 'TestComputer'

The Get-ADComputer cmdlet will get you a list of computers from Windows Active Directory. We will see the name of the computers returned in the property ‘Name’.
In a perfect world we could connect the two commands like this:

Get-ADComputer -filter * | Get-Process

This would give us a (very long) list of all computers and all of their processes. In reality there is a mismatch in property names. When we pipeline objects to Get-Process it will expect those objects to have a property called ‘ComputerName’ but in the example above no such property exists in the objects. The property we want it to use is the property ‘Name’. A square peg in a round hole. This can be fixed using something called “calculated properties”.

Keep learning

Now open up powershell and read about the pipeline in Powershell by typing:

Get-Help about_pipelines

Project Moca

Nu är Project Moca, också känt som Outlook Spaces tillgängligt att testa i en förhandsversion. Du kan höra mer om Project Moca i Office 365-podden S02E12 som snart publiceras. I det här inlägget förklarar jag vad du behöver göra för att slå på det i din egen tenant, i min beskrivning nedan slår du på det för hela organisationen.

Först måste du givetvis vara behörig att skapa mailboxpolicies och du måste ha PowerShell och ExchangeOnline v2 modulen. Anslut till Exchange Online.

Connect-ExchangeOnline

Sedan kan det vara smart att kolla om det redan finns en policy som slår på Project Moca i din tenant.

Get-OwaMailboxPolicy | fl name, *moca*

Det är också smart att kolla vilken policy som gäller för dig.

Get-CASMailbox din.mailaddress@domain.com | fl *owa*

Det finns en standardpolicy som ofta (men inte alltid) omfattar alla användare, sannolikt är det den som visats ovan. Det är ofta den du skall koppla på Project Moca.

Set-OwaMailboxPolicy OwaMailboxPolicy-Default -ProjectMocaEnabled $true

Glöm inte att koppla ifrån Exchange.

Disconnect-ExchangeOnline

Ock nu börjar det jobbigaste, att vänta på att den dyker upp (om inte omedelbart).

Om att arbeta hemifrån

…jag skall inte nämna det, jag skall inte nämna det, jag skall inte.. COVID-19.

Ok, jag nämnde det.

Men det här inlägget skall egentligen handla om att arbeta hemifrån, ett ämne som är högaktuellt på grund av.. Ja, du vet. Nu är ju jag egenföretagare, och jag har mitt kontor hemma så även om jag arbetar från kaféer, bibliotek, och andra allmänna platser ibland så blir det ju så att de flesta dagarna sitter jag just hemma.

Photo by Thought Catalog on Unsplash

Men för dig som är anställd på ett företag så är det kanske en större utmaning att arbeta hemifrån. Även om du kanske mest jobbar som en så kallad knowledge worker.

För oss som inte pysslar med rutinuppgifter som kräver fysisk närvaro så skulle man kunna tänka att det är enklare att arbeta hemifrån i ett sådant här läge, men i verkligheten har vi i åratal låst den möjligheten med möten, möten och åter möten.

Photo by Campaign Creators on Unsplash

Det finns naturligtvis ingenting positivt med ett stort virusutbrott. Jag vill bara ha sagt det innan jag fortsätter med mitt resonemang.

Experimentvilja

I sådana här tider är vi människor ofta mer experimentvilliga. Istället för att fokusera på problemen, dvs vad man inte kan göra ifall människor sitter hemma istället för att vara på arbetsplatsen, så kan man välja att fokusera på vad man kan göra när människor sitter hemma under arbetstid.

En av fällorna tror jag är att man automatiskt tänker att vi skall arbeta på samma sätt. Samma processer. Samma möten fast elektroniskt. Jo, det är naturligtvis ofta så att man har processer som är inarbetade och det kan vara svårt att hoppa över steg i den processen utan att det blir pannkaka av en leverabel. Men det måste inte vara så.

Photo by Arlington Research on Unsplash

Jag tror att vi kan göra våra organisationer och processer mindre sårbara genom att tänka om. Det finns kanske flera bra svenska uttryck men jag kan inte komma på något enda nu för att ersätta engelskans re-imagine. En kris kan ibland vara en katalysator för nya tankar. Nya sätt att arbeta. Tvånget att ta ett steg i en ny riktning.

Metoder

Det finns ett ramverk för beslutsfattande som heter Cynefin som bringar reda i vårt sätt att agera i sådana här situationer. Cynefin talar om fyra olika lägen man kan befinna sig i och ger en fingervisning om hur vi skall agera.
Det första läget är det Uppenbara. Vi känner till alla parametrar och hur de fungerar. ”Det kända kända” Det finns en best practice. Angrepssättet blir här ”Observera, kategorisera, åtgärda.” Lampan lyser inte. Vi testar om andra lampor fungerar för att utröna om det är en trasig lampa eller problem med elförsörjningen. Därefter kan vi byta säkringen eller lampan eller plugga i kontakten.
Nästa läge är det komplicerade. Detta är det kända okända. Det finns flera sätt att hantera problemen, flera orsak/verkan-förhållanden, och vi kan behöva experthjälp för att välja det bästa. Här finns ingen Best Practice, bara Good Practice. Angrepssättet blir ”Observera, analysera, åtgärda”.
Sedan kommer det Komplexa läget. Det okända okända. Här finns inga rätta svar, inga experter som kan lösa det åt oss. “Prova, observera, åtgärda” är stegen här. Testa försiktigt, blev det bättre eller sämre?
Det fjärde läget är Kaos. Här skall vi bara ”Agera, observera, åtgärda”. Vi prövar något, vad som helst i syfte att stabilisera situationen. Rätt eller fel, vi måste göra nånting.

Det finns faktiskt ett femte läge, och det är förvirring och handlingsförlamning. Och det är ofta från den här punkten vi startar vårt beslutsfattande. Vi måste klura i vilken av de fyra boxarna vi skall lägga det som uppkommit.

Tänk om vi alla tvingas jobba en månad hemifrån. Vilken box är det? Hur skall vi göra för att hålla affärerna igång? Hur kan vi ge ett värde för våra kunder, och våra arbetskamrater?

Photo by Mimi Thian on Unsplash

Vad kan vi göra?

Ignite the tour har kommit till Köpenhamn

Nu har världsturnen av Ignite kommit till Köpenhamn och jag är en av de lyckliga som har möjlighet att besöka eventet. Till Stockholm kommer turnen först 5-6 maj, det är ju ett tag tills dess. Mycket folk är det såklart vilket en del tycker är avskräckande i Corona-virusets tidevarv. Har redan fått en fråga från en kund ifall alla här går runt med munskydd, men så är det inte.

Vid incheckningsköerna var det såklart långa köer men det gick väldigt smärtfritt att registera sig och få sin badge. incheckningskön vid Ignite i Köpenhamn

Jag har inte varit på ett sådant här event, men det är väsentligt mindre än till exempel European SharePoint Conference (ESPC). registeringsbadgen för Ignite the Tour

Jag uppdaterar den här posten när jag hinner under dagen.

Intelligent Intranet Accelerator Workshop

Imorgon eftermiddag har jag tänkt att gå på workshopen där man bygger intranet hands on, men jag funderar på hur mycket jag kommer att lära mig. Man lär sig alltid något så jag är inte orolig, snarare förväntansfull. Redan har jag hittat några saker:

  • i Mars kommer förmågan att schemalägga publicering av sidor och nyheter
  • Utvecklingstakten har inte minskat. Det är lätt att tro det nu när man pratar så mycket om Project Cortex, att man fokuserar på det.

Nu skall jag sitta på en dragning om Common Data Service

Och det behövs, är lite förvirrad där. Återkommer… (Shoutout till Bryan, kul att se dig!)

Nu kan officemallarna ligga i SharePoint

Sedan en tid tillbaka har vi haft möjlighet att deklarera ett dokumentbibliotek som ett ”Organizational Assets Library”. Meningen med det är att vi skall kunna lägga godkända bilder, loggor och liknande i ett gemensamt dokumentbibliotek. På det viset blir det lättare t ex för artikelförfattare att använda rätt bilder i sina artiklar. Man kan ha flera sådana bibliotek som du kan se i bilden överst, det enda som krävs är att alla biblioteken ligger på samma sajt, så skapa en specifik sajt för det här och lägg allt där. Glöm inte att låta alla anställda få behörighet till sajten. Man behöver använda PowerShell för att fixa ett sådant här bibliotek, men det är inte supersvårt. Allt du behöver kan du läsa på dokumentationen av funktionen i Microsoft Docs.

Du kan göra detsamma för dokumentmallar

Det är det här som är det nya. Ett av bekymren vi har i en organisation är att se till att alla har tillgång till och använder organisationens godkända dokumentmallar.

Organizational Assets libraries stöder nu en bibliotekstyp som kan göra organisationens Office-mallar tillgängliga. När du deklarerar ett dokumentbibliotek som ett Organizational Assets Library så anger du vilken typ av bibliotek du vill sätta upp med parametern -OrgAssetType och då kan du sedan välja OfficeTemplateLibrary om du vill göra officemallarna tillgängliga (istället för ett ImageDocumentLibrary som du väljer när du skapar bildbibliotek).

Den här möjligheten är så ny att den fortfarande är odokumenterad hos Microsoft men den fungerar utmärkt.

Det enda jag saknar nu är att även bildbiblioteken görs tillgängliga för Office, så att jag får tillgång till loggor och bilder när jag skapar dokument i tex Word eller PowerPoint.