Du har en mall. Den har rätt logga, rätt blå och ett typsnitt som kommunikationsavdelningen slogs för. Sen ber någon Copilot bygga en presentation, och ut kommer nåt som ser ut som en helt annan organisation.

Det är lätt att tänka att det är mallen det är fel på, men i de allra flesta fall är det inget fel på mallen alls. Den är bara tom på det som Copilot faktiskt läser.

Vi har alla byggt mallar för människor. En människa öppnar mallen, ser tre exempelbilder, fattar galoppen och börjar skapa slides. Copilot fungerar inte så. Den läser mallen som ett underlag och tittar på layouternas struktur, på platshållarnas typer, på hur tätt innehållet ligger, på vad som hänger ihop med vad. Och sen härmar den. Finns det inget att härma faller den tillbaka på bildbakgrunden, och då blir det som det blir.

Så här skulle jag prioritera arbetet om jag fick börja om:

1. Exempelslides. Det här är hela grejen.

Om du bara orkar göra en sak: fyll mallen med färdiga exempelbilder som visar hur en riktig presentation ser ut hos er.

Inte tomma layouter. Kompletta bilder, med innehåll, som visar ett tydligt användningsfall var för sig. En titelbild. En agenda. En avsnittsdelare. Innehållsbilder med punkter, med ikoner, med bild bredvid text. En bild med en tabell. En med ett diagram. En med en framhävd siffra. En tidslinje. En processkarta. Ett citat. En sammanfattning. En avslutning.

Microsoft sätter inget minimum, men skriver rakt ut att du inte skall snåla med dem. De behövs för att Copilot skall fatta ert designspråk. Min tumregel: Se till att de layouter ni faktiskt använder finns med minst exempel, och gör varje exempel så pass färdigt att du skulle kunna visa det för en kund.

Ta också med tre nivåer av innehållstäthet — luftigt, lagom, och en riktigt fullproppad bild. Annars vet inte Copilot vad ni gör när det blir mycket text. (Och det blir alltid mycket text)

2. Platshållare, inte textrutor

Om det är en sak som är fel med mallen så är det här är den vanligaste blundern. Någon har byggt mallen med textrutor för att det gick snabbare.

Copilot läser platshållare. Lägg in dom via Bildbakgrund och Infoga platshållare. Låt dom inte överlappa varandra eller ligga under dekorativa element — det stör läsningen och syns direkt i resultatet.

Bildplatshållare är särskilt värda besväret. Har du dom placerar Copilot bilder där du tänkt dig, varje gång. Har du dom inte gissar den.

En sak till: texten du skriver i platshållaren används bara för att visa formatering. Copilot läser den inte som en instruktion. Skriv alltså inte ”Skriv en kort sammanfattning här max tre punkter” och tro att det styr nåt. Det gör det inte.

3. Låt temat göra jobbet

Färger och typsnitt ska definieras i temat under Bildbakgrund. Skapa era temafärger som ett riktigt färgschema. Sätt rubriktypsnitt och brödtextstypsnitt i temat, med konsekventa storlekar.

Copilot lär sig av temadefinitioner, inte av att någon har markerat en rubrik och klickat på färghinken. Manuell formatering på enstaka bilder ger den ingenting.

4. Håll instruktionerna utanför

Många mallar har en ”så här använder du mallen”-bild i början. Ta bort den, eller lägg den i ett separat dokument. Blandar du instruktionsbilder med riktigt innehåll kan Copilot ta med dom i sitt mönster, och då dyker det upp saker i presentationen som ingen bad om.

5. Det tråkiga men viktiga

Bygg mallen i PowerPoint för Windows eller Mac. Webbversionen duger inte för det här. Både .pptx och .potx funkar i ett Brand Kit.

En annan egenhet värd att känna till innan du felsöker i en timme: Copilot ändrar inte teckenstorlek och inte platshållarnas storlek. Får den in för mycket innehåll lägger den till designelement istället för att krympa texten. Det är alltså din layout som avgör hur det ser ut när det blir trångt, inte Copilots omdöme.

Nu kan ju det komma att ändras över tid, de som jobbar med att ge Copilot färdigheter i PowerPoint ligger inte på latsidan direkt. Vi får nya funktioner och finesser med ett rasande tempo. En funktion som nyligen lagts till är möjligheten att tvinga Copilot att begränsa sig till de slide-layouter som finns i mallen. Med det påslaget får Copilot inte längre freestyla fram slide-design.

Det här är inte längre en designfråga

Mallarbete har alltid legat hos kommunikation, som en fråga om smak och grafisk profil. Nu behöver medarbetarna på kommunikation utöka mallarna med just praktiska exempelbilder och testa hur Copilot tolkar exemplen när den försöker härma.

Så innan ni slår på Brand Kit och känner er moderna: öppna er nuvarande mall och räkna exempelbilderna. Finns det bara tre stycken vet du var du ska börja.