Ingen tar backup på Airtable. Ingen tar backup på Trello heller. Och nånstans längs vägen har vi lärt hjärnan att molntjänster inte behöver backup, dom ”bara finns där”. Problemet är att Microsoft 365 inte är en molntjänst bland andra. Det är stället där hela verksamheten bor: Mejlen, dokumenten, intranätet. Handen på hjärtat borde vi kanske ta backup på Airtable också

Stora organisationer har haft backup av Microsoft 365 i åratal. Men i mindre bolag är det förvånansvärt ofta så att ingen äger frågan. Microsoft ansvarar för att tjänsten funkar, inte för vad som händer med ditt innehåll. Raderar nån allt, så är det raderat. Sen en tid tillbaka finns det dock ett inbyggt alternativ: Microsoft 365 Backup, en betaltjänst direkt i admin center. Det här inlägget är referensen: Siffrorna, tabellen och fällorna du behöver förstå, innan du slår på den. Vill du ha resonemanget bakom finns det i Office 365-podden.

Vad du faktiskt får

Tjänsten täcker exakt tre arbetsbelastningar: Exchange Online, SharePoint och OneDrive. Backupen skapas inuti Microsoft 365, datat lämnar aldrig din datagräns eller geografi, och lagringen är append-only. Gamla återställningspunkter kan alltså inte skrivas över, inte ens av en angripare med admin-rättigheter.

Granulär återställning av enskilda filer och mappar är numera allmänt tillgänglig, du behöver alltså inte rulla tillbaka en hel site för att rädda en enstaka mapp.

Så räknar du på priset

Modellen är enkel: 0,15 USD per GB och månad för skyddat innehåll (cirka 1,50 kr). Ingen licens per användare, inget åtagande, och återställningar är gratis. Betalningen sker pay-as-you-go via en Azure-prenumeration.

Det som ofta glöms i kalkylen: du betalar inte bara för live-datat. Även papperskorgens andra steg (second-stage recycle bin) och Exchange online-arkiven räknas in i volymen. Microsoft har en kalkylator i Excel för att räkna på ditt tenant. Vill du mäta själv:

# SharePoint/OneDrive: live-siter inkl. första papperskorgen
Get-SPOSite
# Second-stage recycle bin (per site, PnP PowerShell)
Get-PnPRecycleBinItem -SecondStage
# Exchange: storlek på online-arkiv
Get-MailboxStatistics -Identity "user@example.com" -Archive |
  Select DisplayName, TotalItemSize, ItemCount

Tumregel: 1 TB skyddat data ≈ 1 500 kr/månad. Jämför det med vad en dags stillestånd kostar.

Fällorna

Innan du slår på tjänsten — det här är listan att gå igenom:

• Bara Exchange, SharePoint och OneDrive. Teams-chattar, Planner, Loop och Forms ingår inte. Teams-filerna ligger i SharePoint och följer med, men chattarna gör det inte. Entra ID, där alla användarkonton ligger, har en egen backuptjänst (i preview).
• Lagringstiden är fast ett år. Behöver du längre historik löser det här inte hela behovet.
• Full återställning är en rollback. Allt som hänt efter återställningspunkten skrivs över. Använd granulär återställning när det är tillräckligt.
• eDiscovery kan inte se backupdata. Det som bara finns i backupen hittas inte med eDiscovery-sökningar.
• Retention- och raderingspolicies flödar inte igenom till backupen. GDPR-raderingar (DSR) måste göras om efter en återställning.
• Sensitivity labels återgår till läget vid återställningspunkten.
• Offboarding tar minst 30 dagar, vilket är ett medvetet skydd mot ett komprometterat adminkonto. Det finns också ett 90-dagars ”säkerhetsnät” där backuperna går att rädda.
• Mailboxar måste offboardas från Backup innan du flyttar dom cross-tenant eller on-prem.
• Vissa legacy-sitemallar stöds inte, och utkast och flaggor i Outlook versionshanteras inte.

Kom igång

Det behövs två saker: en adminroll och en betalväg. Rollerna som kan hantera tjänsten är Global Administrator, SharePoint Administrator, Exchange Administrator, eller den nya dedikerade rollen Microsoft 365 Backup Administrator, som är det rimliga valet med minsta möjliga behörighet. Betalningen kräver en Azure-prenumeration med Owner- eller Contributor-roll; finns ingen kan den skapas under uppsättningen.

Policies konfigurerar du med dynamiska regler (säkerhetsgrupper och distributionslistor som utvärderas dagligen), CSV-uppladdning med upp till 50 000 rader, eller manuellt urval. Och ett tips från dokumentationen som är lätt att missa: slå på multi-admin-notiser direkt, så att flera personer larmas om nån pausar eller stänger av backupen.

Kör kalkylatorn på ditt tenant den här veckan. Det tar en kvart, och sen har du ett faktiskt underlag istället för en magkänsla oavsett om beslutet blir Microsofts inbyggda tjänst, en tredjepartslösning eller ett medvetet nej.

Microsofts egen dokumentation hittar du här: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/backup/backup-overview?view=o365-worldwide