Hur du skapar innehållstyper

I två andra artiklar har jag skrivit om vad både innehållstyper och metadatakolumner är och vad det är bra för. Så nu vet du varför du vill skapa innehållstyper och kan de olika byggstenarna. I den här artikeln lär du dig det mer praktiskt: Hur gör du?

Fail fast

Det första du måste avgöra är vilken typ av dokument du skall börja med. Du skall naturligtvis inte börja med något affärskritiskt viktigt, om det är ditt första försök med att skapa egna innehållstyper. Hitta en ”easy win”, ett enkelt exempel som kan göra stor skillnad.

Logiska tankemissar.

Rubriken handlar om en av riskerna med att skapa egna innehållstyper. Att förutsätta att något alltid är sant eller att utgå från att alla använder något på samma sätt. När jag arbetade på konsultföretaget Qbranch så brukade vi säga ”Assumption is the mother of all F-ups!”

Jag har gjort det där logiska tankemisstaget några gånger, men jag har nog lärt mig nu och gör nästan alltid en testversion som jag sedan förbättrar till en användbar version. Att testa med så riktiga förutsättningar som det går är ett sätt att tidigt se om din idé inte är bra nog. Använd kopior av riktiga dokument. Låt riktiga användare komma med feedback, och vänta inte tills det ser ”snyggt ut”. Du vill upptäcka dina felaktiga antaganden så tidigt som möjligt.

Så jag tycker verkligen att du skall börja med något enkelt som du kan lyckas med för att känna dig lite mer säker och trygg inför arbetet med svårare saker.

Fundera

Vad har du för vanliga dokumenttyper i din miljö? Det beror förstås på din bransch och din verksamhet. I den här artikeln använder jag något ganska generiskt som ett exempel, så om mina exempel är användbara direkt eller inte är nog beroende på dig och din organisation.

Som min tidigare artikel om Innehållstyper nämner så är allting i SharePoint en innehållstyp, men de är generiska och väldigt basala. Vad du kan göra är att bygga ut dem till våra egna speciella behov. Några exempel på dokument du hittar i många organisationer är:

Mötesprotokoll/minnesanteckningar
Avtal
Rutinbeskrivningar
Processdokumentation
Utbildningsmaterial
Fullmakter

Vad är det för information i ett sådant dokument som du vill standardisera, som du kanske vill kunna göra synligt i en kolumn i dokumentbiblioteket, som du kanske vill kunna sortera eller gruppera dokumenten med?

Exempel: Processdokumentation

Alla organisationer har processer, i många fall är de standardiserade och dokumenterade. Det är en del av kvalitetsdokumentationen. Nu bryter jag ner dokumentet och funderar på vilka saker som gäller för hela dokumentet.

Vilket verksamhetsområde är processen för?
När utförs processen
Vem äger processen
När ändrades den här processen senast
När skall den granskas och eventuellt revideras nästa gång?
Vilken status har den här versionen av processen? Är den aktuell, är den ersatt av nyare version, är den under revision?
Är det en kritiskt process?
Finns det relaterade dokument?

Hur kan jag lagra den här informationen som metadata för processdokument?

1:Verksamhetsområde

Det här kan du ha som ett fritextfält, eller som ett val från en lista. En ”Enkel rad med text” som kolumntypen heter, är enkelt men blir jobbigt ifall du stavar fel eller om ni har olika begrepp för samma sak. Då är kolumntypen ”Val” (från en lista med alternativ) bättre. Om du inte själv klurar ut vilka val som skall vara möjliga så är det lugnt, du hinner revidera listan innan det är dags att göra din innehållstyp tillgänglig för dina medarbetare.

HR
Ekonomi
IT
Drift
Administration
osv

2: Frekvens

Det här bör vara en lista som du kan välja från. Till exempel:

Daglig
Veckovis
Månatlig
Årlig
Vid behov

3: Processägare

Det här är en person/roll i organisationen som ansvarar för processdokumentationen och för att revidera processen när den behöver ändras. ”Person eller Grupp” heter kolumntypen och du kan välja att inte peka ut en grupp utan bara personer om du vill.

4: Senaste revision

Här är kolumntypen ”Datum och tid” det bästa alternativet. Jag brukar oftast välja att enbart lagra datum i kolumnen.

5: Nästa Revision

Även här bör du använda ”Datum och tid”.

6: Dokumentstatus

Om du skall visa detta eller inte beror på. Många organisationer vill bara visa gällande dokument och då blir det här fältet överflödigt. Andra vill lagra äldre varianter av en process tillsammans med de gällande, och då blir det här fältet avgörande viktigt. Kolumntypen ”Val” är vettigast här. Vilka alternativen är beror på hur du vill hantera dokumenten.

Aktuell för att peka på att det är en gällande process
Revision för att visa att dokumentet är en framtida version
Ersatt för att visa att detta är en äldre version av dokumentet

Notera att det också finns en funktion i SharePoint för att hantera versioner av dokument, och det kan vara en alternativ lösning.

7: Kritisk process

Här kan du använda kolumntypen Ja/Nej.

Sidenote: Skall man använda mellanslag i kolumnnamn eller inte?

Svaret är nej. Frågan är väsentlig eftersom SharePoint brukar ersätta mellanslag med en Unicode-sträng.

Faktum är att SharePoint har två namn på varje kolumn: Display name som är det användaren ser, samt Internal name som är det SharePoint använder sig av för att identifiera kolumnen. Om du använder mellanslag i ett kolumnnamn så kommer bägge namnen till exempel se ut så här: Senaste_x0020_revision, och det är varken snyggt eller praktiskt. För att hantera det finns olika strategier. Du kan till exempel ersätta det med ett understreck. Senaste_revision, eller så kan du ersätta det genom att låta varje ord ha stor bokstav och skriva ihop det. SenasteRevision.

Jag brukar använda den där sista metoden helt enkelt gå in och rätta kolumnnamnet i efterhand och lägga till mellanslaget. Då ändras Display name till ”Senaste Revision” medan Internal name behåller ”SenasteRevision”.

Hur ambitiös skall man vara?

Det finns en risk under planeringsprocessen och det är att du tänker för mycket. Over Engineering är den engelska termen jag syftar på. Med det menar jag att du försöker ta fram en lösning som skall klara alla eventualiteter. Jag tycker att du skall sikta på att klara 70-80%, de allra vanligaste scenarierna. Resten får du hantera i stunden. Med tiden kan du alltid justera din innehållstyp om det finns en enkel lösning.

Skapa innehållstyper

Vi vill inte ha cirkus på våra existerande sajter, du behöver ha en sajt för utveckling av innehållstyper. Så skapa först en separat sajt. Du behöver vara ägare av sajten eller SharePoint Admin om du vill hantera innehållstyper centralt (mer om central hantering senare).

Skapa innehållstypens kolumner

Kolumner kan kännas förvirrande till en början, men det är inte så svårt att förstå som det kan verka. Det finns två sorter, fast egentligen handlar det bara om var de är skapade (biblioteket eller sajten). Och i texten nedan refererar jag till exemplet med processdokument och tar bara med information som är relevant för dokument. Kolumner kan som sagt skapas på två platser: Direkt i biblioteket, och i sajten. (Det finns faktiskt en möjlighet att skapa kolumner ”globalt” om jag vill jobba med innehållstyper centralt, men mer om det i slutet).

Bibliotekskolumner

Den här sortens kolumner skapas direkt i det dokumentbibliotek där dokumenten finns. Kolumnen blir ”lokal” och syns bara där och kan bara användas där. Informationen du fyller i för ett visst dokument följer med dokumentet, så du förlorar ingen information om du flyttar dokumentet till ett annat dokumentbibliotek, men det blir ofta förvirrande när du gör det eftersom kolumnen bara finns i dokumentet men inte i biblioteket. Bibliotekskolumner är inte användbara för innehållstyper.

Webbplatskolumner

Den här sortens kolumner skapas för hela SharePoint-sajten och är tillgängliga i samtliga dokumentbibliotek på samma sajt. Det är den här typen av kolumn du skall använda nu när du gör din första innehållstyp.

Du hittar hit genom att gå till webbplatsinställningar och välja webbplatskolumner.

På sajten öppnar du webbplatsinställningar (site settings) och väljer Webbplatskolumner (site columns)
Nu klickar du på Create
Sedan fyller du i formuläret med den information vi specificerade för ”Verksamhetsområde” (Se ovan). När du skapar första kolumnen kan det vara bra att skapa en ny grupp/kategori som behållare för de kolumner du skapar för processdokumenten. I bilden har jag döpt gruppen till ”Processkolumner”. Spara kolumnen genom att trycka OK längst ner till höger i formuläret.
Skapa nu upp de andra kolumnerna i tur och ordning, och lägg kolumnerna i samma grupp du just skapade. Glöm inte det där med mellanslagen jag nämnde tidigare.

Nu är du redo att gå vidare med innehållstypen.

Skapa själva innehållstypen

På sajten öppnar du webbplatsinställningar (site settings) och väljer webbplatsinnehållstyper (site content types). Högst upp till vänster på sidan finns alternativet att ”skapa innehållstyp” (create content type). När du klickar på den så kommer en panel till höger där vi fyller i grundinformationen.
Du ger innehållstypen ett Namn: Processdokument.
Fyll in en Beskrivning som gör att dina kollegor förstår vad innehållstypen är till för. ”Dokument som är kopplade till verksamhetsprocesser” eller något annat du tycker är en bra beskrivning.
Nu till Kategori. Om du arbetar i en mindre organisation så brukar jag rekommendera att du skapar en gemensam kategori för organisationens innehållstyper, i en större organisation är det smart att skapa flera som följer det sätt organisationen är uppdelad. Ett tredje alternativ är att skapa flera egna kategorier för olika användningsområden. Om du vill använda det alternativet så skapar du kategorin ”Processer”. (Kontrollera först om någon annan redan skapat egna kategorier, och om du borde använda dem.)
Välj innehållstypens ”Förälder” eller Överordnad innehållstyp som du skall basera er egen innehållstyp på. Välj ”Dokumentinnehållstyper” och ”Dokument”.
Bekräfta med att klicka på ”Skapa”. Notera att det nu finns två kolumner redan från start, Namn och Titel. Det beror på att du valde att bygga den nya innehållstypen på den redan existerande innehållstypen ”Dokument” och då ”ärvde den” kolumnerna som fanns i den innehållstypen.
Nu skall du lägga till kolumnerna du just skapade. Välj ”Lägg till från existerande webbplatskolumner” (Add from existing site columns).

Välj kategorin du lade till kolumnerna i (Processkolumner) och lägg till alla kolumner till innehållstypen och spara.
Nu kan du skifta ordningen på kolumnerna, så de kommer i den ordning du vill.
Klicka en gång på ”Avancerade inställningar” (Advanced settings) och notera att det är möjligt att koppla en dokumentmall till innehållstypen. Det kan vara klokt att göra det, men det skall inte vara i mallformat (dotx) utan i dokumentformat (docx).

Lägg till innehållstypen i dokumentbibliotek

För att man nu skall kunna använda innehållstypen behöver du lägga till den i de dokumentbibliotek där det skall vara möjligt att skapa ett Processdokument.

Gå till dokumentbiblioteket
Klicka på ”+ Lägg till kolumn”
I listan som kommer fram bläddrar du ner och väljer ”Lägg till en innehållstyp” (Add a content type) och klickar på Nästa
Välj ”Processdokument”
Nu ändras ”Skapa-menyn” så att det är möjligt att skapa till processdokument.

Testa att skapa ett Processdokument. Nu skall du ha fått en ny vy som heter just processdokument. Titta på vad som händer med kolumnerna när du väljer den vyn.

Om du markerar dokumentet och väljer att visa detaljpanelen så kan du redigera alla fälten.

Nu har du skapat en lokal innehållstyp

Din innehållstyp är nu skapad och om du är nöjd så är det dags att visa den för någon som kanske skall jobba med just processdokumentation, få feedback och göra eventuella justeringar.

Om du har en speciell sajt för processdokumentationen så är det dags att skapa innehållstypen på rätt ställe. Men, om du har många sajter där du vill kunna hantera processdokumentation, så blir det inte så effektivt med lokala innehållstyper. Då behöver du centralisera innehållstypen.

Centrala innehållstyper

Det finns en funktion i SharePoint där du kan skapa innehållstyper i en ”innehållstypshubb” (Content type hub) och sedan göra dem tillgängliga för andra sajter. Du skapar dem på exakt samma sätt men på ett annat ställe i SharePoint Admin Center. När du sedan publicerar innehållstypen så kan sajtägare lägga till dina centrala innehållstyper i sina dokumentbibliotek. Om du senare ändrar på en innehållstyp i hubben så kommer de sajter som lagt till innehållstypen med tiden att få dina förändringar synkade till dokumentbiblioteken. Dina webbplatskolumner skapar du också här, och de synkas då med innehållstypen till de sajter som ”prenumererar” på respektive innehållstyp. Det är några ytterligare möjligheter men också begränsningar med innehållstyper som skapas centralt, men det får bli en separat artikel i bloggen.