Sedan en tid tillbaka har vi haft möjlighet att deklarera ett dokumentbibliotek som ett ”Organizational Assets Library”. Meningen med det är att vi skall kunna lägga godkända bilder, loggor och liknande i ett gemensamt dokumentbibliotek. På det viset blir det lättare t ex för artikelförfattare att använda rätt bilder i sina artiklar. Man kan ha flera sådana bibliotek som du kan se i bilden överst, det enda som krävs är att alla biblioteken ligger på samma sajt, så skapa en specifik sajt för det här och lägg allt där. Glöm inte att låta alla anställda få behörighet till sajten. Man behöver använda PowerShell för att fixa ett sådant här bibliotek, men det är inte supersvårt. Allt du behöver kan du läsa på dokumentationen av funktionen i Microsoft Docs.
Du kan göra detsamma för dokumentmallar
Det är det här som är det nya. Ett av bekymren vi har i en organisation är att se till att alla har tillgång till och använder organisationens godkända dokumentmallar.
Organizational Assets libraries stöder nu en bibliotekstyp som kan göra organisationens Office-mallar tillgängliga. När du deklarerar ett dokumentbibliotek som ett Organizational Assets Library så anger du vilken typ av bibliotek du vill sätta upp med parametern -OrgAssetType och då kan du sedan välja OfficeTemplateLibrary om du vill göra officemallarna tillgängliga (istället för ett ImageDocumentLibrary som du väljer när du skapar bildbibliotek).
Den här möjligheten är så ny att den fortfarande är odokumenterad hos Microsoft men den fungerar utmärkt.
Det enda jag saknar nu är att även bildbiblioteken görs tillgängliga för Office, så att jag får tillgång till loggor och bilder när jag skapar dokument i tex Word eller PowerPoint.
Får man även åtkomst till mallarna via Word Online också?
GillaGilla
Hej Jenny!
Nej, det får man tyvärr inte (ännu?).
Det finns två saker som jag tycker saknas i funktionen med Organizational Assets Libraries i SharePoint.
Det ena är att Mallarna borde dyka upp överallt, Office i Mobilen, Office Online och alla andra ställen där man inte ser sina egna mallar ännu.
Den andra saken rör Bildbiblioteken som är den andra typen av Organizational Assets Libraries som man kan skapa.
Just nu dyker de upp som tillgångar i SharePoint, men jag tycker att de borde dyka upp i Office också så att den som skapar dokument har tillgång till ett gemensamt bibliotek för bilder, loggor och annat.
Tror knappas att jag är ensam om att ha gjort den observationen och det är inte helt osannolikt att bägge de här önskningarna kommer att gå i uppfyllelse i framtiden.
GillaGilla