Enkelt uttryckt så är metadata strukturerad information om ditt innehåll. Istället för att förlita dig enbart på filnamn och mappar använder du kolumner med specifika värden för att beskriva och kategorisera dina dokument. Det kan låta som en liten detalj, men metadata förändrar fundamentalt hur du kan arbeta med information i SharePoint Online.

Varför metadata är avgörande i SharePoint Online

Hitta rätt snabbare än någonsin

Den mest omedelbara fördelen är förbättrad sökbarhet. När du taggar dokument med metadata som kund, projekt, dokumenttyp eller status kan användare hitta exakt det de söker på sekunder, oavsett var filen ligger lagrad. Istället för att klicka sig igenom mapphierarkier eller gissa sig till filnamn, kan de filtrera och sortera direkt på de egenskaper som är relevanta för dem. En användare som söker efter ”Kund: Volvo, Status: Godkänd” får omedelbart alla relevanta dokument, även om de är utspridda över olika bibliotek eller projekt.

Slipp mappdjungeln

Metadata möjliggör en plattare struktur i dina dokumentbibliotek. Istället för djupa mapphierarkier där samma dokument egentligen skulle kunna passa in på flera platser, kan du ha alla dokument på en nivå och istället använda vyer för att organisera innehållet. Det betyder att du slipper dilemmat ”ska detta ligga under kund eller under projekttyp?” eftersom ett dokument kan vara både och samtidigt genom sina metadata-värden. Dessutom eliminerar du det klassiska problemet med att folk inte hittar något för att de inte vet vilken mappstruktur skaparen använde.

Automatisering blir möjlig

När dina dokument är märkta med strukturerad metadata kan du bygga kraftfulla automatiseringar med Power Automate. Dokument kan automatiskt skickas till rätt godkännare baserat på dokumenttyp, eller arkiveras till specifika platser när status ändras till ”Färdig”. Påminnelser kan skickas ut när giltighetsdatum närmar sig. Allt detta blir möjligt just för att systemen kan läsa och agera på metadata-värdena. Utan metadata blir varje automation en gissningslek baserad på filnamn och sökvägar.

Konsekventa vyer för olika behov

Med metadata kan du skapa olika vyer av samma innehåll för olika användare och situationer. Projektledare vill kanske se dokument grupperade efter projekt och status, medan ekonomiavdelningen vill se samma dokument grupperade efter kund och faktureringsstatus. Samma dokumentbibliotek, samma filer, men helt olika perspektiv tack vare att metadata låter dig omorganisera informationen dynamiskt utan att fysiskt flytta filer.

Enklare styrning och efterlevnad

För informationshantering och compliance är metadata ovärderligt. Du kan automatiskt applicera bevarandeprinciper baserat på dokumenttyp, sätta behörigheter baserat på klassificeringsnivå, eller spåra dokumentversioner genom hela livscykeln. När en revision kräver att du visar alla avtal från en viss tidsperiod med en specifik status, så tar det sekunder att ta fram med korrekt metadata jämfört med timmar eller dagar av manuellt sökande i mappar.

Bättre innehållstyper och mallar

Genom att kombinera metadata med innehållstyper (content types) kan du säkerställa att rätt metadata alltid fylls i för rätt typ av dokument. En kundavtalsmall kan automatiskt kräva metadata för kund, avtalsvärde och giltighetstid, medan ett mötesprotokoll kräver mötesdatum, deltagare och beslutstatus. Detta skapar konsistens och säkerställer att viktig information inte glöms bort.

Stöd för företagets taxonomi

Med hanterade metadata kan du använda centrala termuppsättningar som är konsekventa över hela organisationen. När någon taggar ett dokument med kund ”Volvo AB” är det samma Volvo i alla listor, bibliotek och webbplatser. Detta eliminerar problemet med olika stavningar, förkortningar och varianter som gör att information som hör ihop inte hittas tillsammans.

Metadata är grunden för ett intelligent informationssystem där innehållet nästan organiserar sig själv baserat på vad det är, inte bara var det råkar ligga. Det sparar tid, minskar frustration och gör informationen tillgänglig på ett sätt som mappar aldrig kan åstadkomma. Med det sagt skall jag förstås säga att det finns en typ av mapp som kallas Dokumentgrupp (document set) där vi faktiskt kan lagra metadata på själva mappen, och låta det ärvas ner på alla dokument som ligger i mappen. Mer om det i en annan artikel.

Kolumntyper i SharePoint Online

Enradig text (Single line of text)

Detta är den enklaste kolumntypen och används för kortare textinmatning som namn, titlar eller korta beskrivningar. Texten kan vara upp till 255 tecken lång. Du kan ställa in om kolumnen ska kräva unika värden, vilket är användbart för till exempel artikelnummer eller ID-koder. En särskild egenhet är att du kan välja att formatera innehållet som e-postadress, vilket automatiskt skapar klickbara mailto-länkar i listorna.

Flerrradig text (Multiple lines of text)

Denna kolumntyp ger plats för längre textinmatning och kan hantera upp till 63 999 tecken i vanlig text-läge. Du kan välja mellan vanlig text eller Enhanced rich text som ger formateringsmöjligheter (fetstil, kursiv, färger, bilder, tabeller och hyperlänkar). Observera att i moderna dokumentbibliotek måste Enhanced rich text aktiveras med PowerShell – det går inte att välja direkt i användargränssnittet.

Nummer (Number)

Kolumnen lagrar numeriska värden och du kan ange antal decimaler (0-15). Du kan välja mellan olika visningsformat och ställa in min- och maxvärden. En särskild egenhet är att du kan visa värdet som procent, vilket automatiskt multiplicerar värdet med 100 och lägger till procenttecknet. Var medveten om att SharePoint behandlar siffror som decimal-tal, så extremt stora tal eller tal med många decimaler kan ibland rundas av.

Datum och tid (Date and Time)

Denna kolumntyp låter användare välja datum med eller utan tid. Du kan välja mellan olika visningsformat och ställa in om endast datum eller både datum och tid ska visas. En praktisk egenhet är möjligheten att ange ett standardvärde som ”Idag” eller ”Dagens datum + X dagar”, vilket är användbart för deadlines eller uppföljningsdatum. Tidszonhantering kan ibland vara knepig – SharePoint lagrar alltid tid i UTC men visar det i användarens lokala tidszon.

Ja/Nej (Yes/No)

Detta är en enkel boolesk kolumn som visar en kryssruta. Standardvärdet är antingen Ja eller Nej. En egenhet att känna till är att denna kolumntyp aldrig kan vara tom – den är alltid antingen sant eller falskt, så om du behöver ett tredje tillstånd som ”ej angivet” måste du istället använda en Choice-kolumn.

Person eller grupp (Person or Group)

Denna kolumntyp kopplar till Azure AD och låter dig välja användare eller grupper från din organisation. Du kan ställa in om endast en person eller flera personer kan väljas, och om både personer och grupper ska vara tillåtna eller bara personer. En viktig egenhet är att du kan välja vilken information som ska visas från användarens profil, till exempel namn, e-postadress, avdelning eller titel. När någon lämnar organisationen förblir deras namn i kolumnen, men de blir inte längre klickbara.

Alternativ (Choice)

Choice-kolumner ger användare en fördefinierad lista med alternativ att välja mellan. Du kan visa dem som en dropdown-meny, radioknappar eller kryssrutor (för flerval). En mycket användbar egenhet är möjligheten att tillåta ”Fill-in choices” vilket låter användare ange egna värden utöver de fördefinierade. Du kan också ange ett standardvärde. Tänk på att om du ändrar valalternativen i efterhand påverkas inte befintliga data, så du kan få ”föräldralösa” värden i listan.

Hyperlänk (Hyperlink or Picture)

Denna kolumntyp lagrar URL:er och kan visa dem antingen som klickbara länkar eller som bilder om URL:en pekar på en bildfil. Du kan ange både URL och en beskrivande text som visas istället för själva adressen. En egenhet är att SharePoint validerar att formatet ser ut som en URL, men kontrollerar inte om länken faktiskt fungerar. Du kan också välja att formatera URL:en som en bild, vilket kan vara praktiskt för produktkataloger eller liknande.

Bild (Image)

Detta är en relativt ny kolumntyp (inte att förväxla med den äldre Image-typen) som är specifikt designad för att hantera bildminiatyrer. Bilden kan antingen laddas upp direkt eller refereras via en URL. Bilderna visas som miniatyrer i list- och biblioteksvyer, vilket ger ett mer visuellt gränssnitt. En viktig egenhet är att denna kolumntyp hanterar bilder annorlunda än den äldre Image-kolumnen och är bättre integrerad med moderna SharePoint-upplevelser och formatting.

Beräknad (Calculated)

Calculated-kolumner använder formler (liknande Excel) för att beräkna värden baserat på andra kolumner i samma listobjekt. Du kan använda matematiska operationer, textfunktioner, datum-funktioner och logiska uttryck. En mycket viktig egenhet är att beräknade kolumner inte uppdateras automatiskt när källdata ändras i relaterade listor – de uppdateras bara när objektet själv redigeras. Du kan inte använda kolumner från andra listor eller bibliotek i beräkningarna, och vissa funktioner som är tillgängliga i Excel fungerar inte i SharePoint.

Valuta (Currency)

Currency-kolumnen är en specialiserad nummerkolumn för penningvärden. Du kan välja mellan olika valutor (inklusive SEK) och ange antal decimaler. SharePoint lägger automatiskt till valutasymbolen vid visning. En egenhet är att även om du kan välja valuta lagras bara siffran – SharePoint gör ingen valutakonvertering. Formateringsreglerna följer den valda valutan, så till exempel visas svenska kronor med komma som decimaltecken.

Uppslag (Lookup)

Lookup-kolumner skapar en relation till ett objekt i en annan lista eller ett annat bibliotek på samma webbplats. Du väljer vilken kolumn från källistan som ska visas. Du kan tillåta flera värden och även hämta ytterligare kolumner från källobjektet (sekundära kolumner). En viktig egenhet är att om källobjektet raderas får du ”(None)” i lookup-kolumnen. Lookup-kolumner kan skapa beroenden mellan listor som kan göra det svårt att radera listor. De fungerar bara inom samma webbplats, inte över webbplatsgränser.

Hanterade metadata (Managed Metadata)

Denna kolumntyp använder termer från en central termuppsättning (term store) i tenant-nivån, vilket möjliggör konsekvent taxonomi över hela organisationen. Du kan tillåta flera värden och välja om användare ska kunna lägga till nya termer eller bara välja från befintliga. En mycket värdefull egenhet är möjligheten att använda term set navigation och enterprise keywords. Kolumnen stödjer även synonymer och flerspråkiga etiketter. Tänk på att rättigheter till termuppsättningen krävs, och förändringar i term store kan ta lite tid att propagera.

Uppgiftsutfall (Task Outcome)

Detta är en specialiserad kolumntyp som primärt används i arbetsflöden och uppgiftslistor. Den visar status för ett arbetsflöde eller en godkännandeprocess. Denna kolumntyp används vanligtvis inte manuellt utan skapas automatiskt av SharePoint när du konfigurerar arbetsflöden. En egenhet är att den är ganska begränsad i sin användning utanför arbetsflödeskontexten och erbjuder inte mycket flexibilitet för anpassning.

Extern data (External Data)

External Data-kolumner ansluter till externa system via Business Connectivity Services (BCS). Detta kräver konfiguration av externa innehållstyper och är en ganska avancerad funktion. En viktig egenhet är att detta kräver särskilda behörigheter och konfiguration på tenant-nivå, och BCS-funktionaliteten är inte lika vanlig i moderna SharePoint Online-miljöer som den var i klassisk SharePoint. Många organisationer använder istället Power Automate eller Power Apps för externa dataintegreringar.

Plats (Location)

Location-kolumnen låter användare ange geografiska platser med hjälp av Bing Maps-integration. Användare kan söka efter adresser eller platser, och SharePoint lagrar både adressen och koordinaterna. En egenhet är att detta kräver att location services är aktiverat i din tenant, och det kan finnas datasekretessöverväganden att tänka på. Kolumnen kan visas som en karta i moderna vyer, vilket ger ett visuellt sätt att presentera platsbaserad data.

Se mer information om den här kolumnen i slutet på artikeln.

Miniatyrbild (Thumbnail)

Thumbnail är en relativt ny kolumntyp som specifikt är designad för att visa miniatyrbilder från dokument. Den genereras ofta automatiskt för dokumentbibliotek och visar förhandsgranskningar av filer. Till skillnad från Picture-kolumnen som du själv fyller i, skapas Thumbnail-innehållet automatiskt av SharePoint baserat på dokumentets innehåll. Thumbnail är inte en kolumntyp som är tillgänglig i det vanliga användargränssnittet när du går in på ”Create column” i SharePoint Online. Det är mer en intern systemkolumn som SharePoint hanterar automatiskt. Du kan alltså inte direkt välja ”Thumbnail” som kolumntyp när du skapar en ny kolumn via standardgränssnittet.

Det finns tekniska vägar att komma åt denna kolumntyp via PowerShell eller API:er, men det är inte något som är tänkt att användas för manuellt ifyllda kolumner. Systemet förväntar sig att kunna generera innehållet automatiskt baserat på filerna.

Kolumntyper i listor vs dokumentbibliotek

I den här artikeln pratar jag mest om kolumner i dokumentbibliotek. Men det finns ju listor också som också har kolumner. De allra flesta kolumntyper fungerar i både listor och dokumentbibliotek. Det finns ingen hård teknisk begränsning som säger ”den här kolumntypen kan bara användas här eller där” för de standardkolumntyper du skapar själv.

Dokumentbibliotek har specialkolumner

Dokumentbibliotek har vissa systemgenererade kolumner som är specifika för filer och som inte är relevanta i vanliga listor. Till exempel:

Namn (Name), filnamnet med extension.

Filtyp (File type), ikonen som visar dokumenttyp

Miniatyrbild (Thumbnail), förhandsvisningen som jag just berättade om.

Men det här är inte kolumntyper du väljer när du skapar en kolumn, de finns automatiskt där för att hantera filernas metadata.

Vissa kolumner är mer meningsfulla i specifika kontexter

Även om det tekniskt går att lägga till vilken kolumntyp som helst i både listor och bibliotek, så är vissa mer logiska i vissa sammanhang:

Picture-kolumnen är ofta mer användbar i listor (som produktkataloger, personallistor, projektportföljer) där du aktivt vill lägga till bilder. I ett dokumentbibliotek har du ju redan förhandsvisningar av själva filerna, så behovet av en separat bildkolumn är mindre.

Lookup-kolumner fungerar tekniskt överallt, men i dokumentbibliotek används de kanske mer sällan eftersom man oftare använder metadata-driven navigation och vyer istället för relationer mellan dokument och listobjekt.

Praktiska överväganden

Det som skiljer mest mellan listor och dokumentbibliotek är inte vilka kolumntyper som går att använda, utan snarare:

• I dokumentbibliotek har du alltid filerna själva som centralt innehåll, medan kolumnerna beskriver filerna
• I listor är själva listobjektet hela innehållet, och kolumnerna utgör all data
  

Så medan du tekniskt kan skapa exakt samma kolumner i båda, är användningsfallen och designmönstren ofta olika. Ett dokumentbibliotek handlar om att organisera och beskriva filer, medan en lista handlar om att strukturera data.

Sammanfattning

Det finns ingen kolumntyp som är exklusivt begränsad till bara listor eller bara dokumentbibliotek när det gäller de kolumntyper du själv skapar via gränssnittet. Alla standardkolumntyper kan användas överallt, det är mer en fråga om vad som är vettigt och användbart i respektive kontext.

Så här använder du Location-kolumnen

När du skapar kolumnen:

Förutom att ge den ett namn, är det viktiga steget att välja vilka sekundära kolumner (secondary columns) du vill ha med. De blir egna kolumner som du kan använda för filtrering, sortering och sökning:

• Display name (platsen som visas)
• Street address
• City
• State/Province
• Country/Region
• Postal code
• Coordinates (latitud/longitud)
  

Du behöver inte välja alla, välj bara de som är relevanta för ditt användningsfall. Om du till exempel bara bryr dig om stad och land kan du välja bara just dom.

När du fyller i kolumnen:

Det fina är att du bara behöver börja skriva i Location-kolumnen, så kommer Bing Maps-integration att föreslå platser. När du väljer en plats fylls automatiskt alla de sekundära kolumnerna i baserat på adressen.

Du kan också söka efter platser från din organisations katalog (Azure AD), vilket är smidigt om ni har registrerat era kontor eller andra relevanta platser där.

Bra att veta

• Filtrering och sortering: De sekundära kolumnerna är helt vanliga kolumner, så du kan skapa vyer som grupperar på stad, sorterar på land, eller filtrerar på postnummer
• Sökbarhet: All platsinformation blir sökbar, så du kan hitta listobjekt baserat på platsdata
• Visning: I listvy ser användare huvudplatsen (Display name), men alla sekundära kolumner finns där och kan läggas till i vyn om du vill
• Redigering: Om du ändrar platsen senare uppdateras automatiskt alla sekundära kolumner

Några praktiska användningsfall:

Eventlista: Lagra eventplatser med fullständiga adresser

Kontorslista: Hålla koll på alla kontor eller filialer

Kundregister: Spara kundadresser strukturerat

Projektlista: Koppla projekt till geografiska platser

Inventarielista: Spåra var tillgångar finns fysiskt

Vågar du börja testa?

Metadata är inte bara en teknisk funktion eller något man ”borde” använda för att vara duktig. Det är faktiskt grunden för hur modern informationshantering fungerar. När du väl har kommit över tröskeln och börjat tänka i kolumner och vyer istället för mappar och filnamn, kommer du att märka att arbetet med information blir både snabbare och mer flexibelt.

Mitt tips är att börja enkelt. Ta ett befintligt dokumentbibliotek, lägg till några få välvalda kolumner baserat på hur du faktiskt söker efter dokument idag, och experimentera med olika vyer. Du behöver inte ha den perfekta metadatastrukturen från start – den växer fram när du ser vad som fungerar.

Har du egna erfarenheter av metadata i SharePoint Online eller frågor om någon specifik kolumntyp? Jag tar gärna emot kommentarer och tankar!