Jag minns hur det var när ordbehandlaren kom. Japp, jag är verkligen så gammal. (Jag köpte en Pin när jag var på Bletchley Park i september. ”I’m older than the Internet”.)

Helt plötsligt satt vi som tidigare arbetat framför en elektrisk skrivmaskin med en dator med MS-DOS och Word Perfect. Det tog tid att sluta använda ordbehandlaren som en skrivmaskin. Ordbehandlaren hade så mycket funktioner som jag saknade koncept för. Formatmallar. Indrag. Styckeformatering. Mycket mer komplicerat än en skrivmaskin.

Teknikskiften är svåra

Jag ser att många fortfarande kämpar med till exempel indrag. Man lägger tre mellanslag i början av varje rad, men så ändrar man nånstans i texten och helt plötsligt är de där tre mellanslagen istället i mitten av en rad och allt ser krokigt ut. Enter ger inte ny rad utan ett helt nytt stycke. Det kan kännas som ordbehandlaren arbetar mot dig och inte med dig. Skrivmaskinen var många gånger enklare att arbeta med, men få av oss skulle i verkligheten vilja gå tillbaka och använda den istället.
Idag, snart fyrtio år senare, handlar frustrationerna om hur vi skall arbeta med moderna verktyg, som Microsoft 365. Vi lagrar våra dokument i Teams och SharePoint på samma sätt som vi gjorde när vi lagrade på filservern. Precis som på ordbehandlaren finns det en mängd smarta funktioner och finesser som vi borde använda. Men nej, vi arbetar som vi gjorde på filservern för det fungerade ”bra” och vi behöver inga funktioner för det vet vi ändå inte hur de fungerar och tänk om det blir fel?
Och handen på hjärtat är det med kärlek och erkännande som jag kan berätta att efter mina 36 år i IT-branschen knappt lärt mig se skillnad på en pivot-tabell och ett hål i marken. Men jag HAR lärt mig att jag kan be Copilot att skapa den, så nog är det progress?

Vad är det för fel med att arbeta som på filservern?

Så vad är det för fel att arbeta på samma sätt som på filservern? En del av felet antyds av namnet. På filservern hanterar vi filer. Filer antyder att det är generisk lagring av bits och bytes på en server. När det gäller vad filen innehåller så har vi dels ändelsen som skall tala om vad det är för format på informationen i filen.

• txt (textfil)
• jpg (bildfil)
• docx (Microsoft Word-fil)

Det här talar också om för systemet vilken app som kan öppna och förstå innehållet.

Sedan har vi namnet som skall ange vad för information filen innehåller.

• Karins goda kakor.txt (ett recept på kakor)
• Gotland 2024 Kalle.jpg (Bild på Kalle tagen på Gotland 2024, eller om det kanske är Kalle som tagit bilden)
• Affärsplan-2024-Final-v3-Godkänd.docx (tja…)

För att skapa nån slags ordning har vi ofta byggt en djup mappstruktur.

Och det fungerar, men det är trots sina brister och inte på grund av nån slags uppfattad enkelhet. Vi har varit begränsade så länge att vi känner oss trygga med att kunna öppna filer, spara filer och sortera dem i mappar. Filhantering, kort och gott.

Precis som många tog med sitt sätt att skriva från skrivmaskinen till ordbehandlaren så har många tagit med sitt sätt att arbeta från filservern till Microsoft 365. Vi sorterar fortfarande allt i mappar, vi försöker fortfarande beskriva vad dokumentet innehåller i filens namn. Affärsplan2024FINALv3GodkandJM.docx

Bara det är ett tydligt tecken på att vi inte har ett genomtänkt system. I bästa fall kan vi med hjälp av filnamnet klura ut var filen borde bo, dvs i vilken mapp. Och vi behöver ofta öppna filen för att se vad det är för dokument. Är det rätt dokument, i rätt version?

Det här är inte det bästa sättet att arbeta i Microsoft 365. Men bara för att vi var tvungna att arbeta så på filservern så har vi tagit med oss arbetssättet, för att det kändes vant och tryggt.

Från filserver till molnet

Att bygga djupa komplicerade mappstrukturer är som en del av vårt DNA, samma sak det där med filnamnen, men vi kan arbeta på ett bättre sätt. Vi behöver inte använda Microsoft 365 som ”Din hårddisk i molnet”. SharePoint ser inte skillnad mellan kakrecept och affärsplaner om allt bara är filer. Men vad skulle kunna vara möjligt om SharePoint faktiskt förstår skillnaden?

För det går ju. Vi kan låta SharePoint skilja mellan jobbansökningar och kakrecept. Nyckeln till det är att vi lär oss att tänka annorlunda, att vi börjar tänka på våra filer som dokument, och att vi sorterar dem som olika dokumenttyper.

Istället för att tänka på filformat så kan vi tänka på dem just som kakrecept, jobbansökningar, och affärsplaner. Även om alla är i formatet .docx.

Innehållstyper

Allting i SharePoint är en innehållstyp. En sida, en rad i en lista, ett dokument i ett dokumentbibliotek. Varje innehållstyp har sina metadata, en slags informationsfält. Ett ”Dokument” (som innehållstyp) har en titel, ett namn, ett datum när det lades till, ett datum när det senast ändrades. Men vi har möjligheten att skapa våra egna innehållstyper. För att slippa bygga från grunden kan jag skapa en innehållstyp som ärver metadata från en annan innehållstyp som redan existerar.
Så jag kan skapa innehållstypen ”Jobbansökan” så den ärver metadata från ”Dokument”, och så lägger jag till egen metadata som jag vill att en jobbansökan skall ha:

• Namn
• E-postadress
• Telefonnummer
• LinkedIn-profil
• Tjänst
• Avdelning
• Anställningsform

Nu kan jag tagga respektive ansökning med kandidatens namn och vilken tjänst det handlar om etc. Om jag har Copilot och en SharePoint-agent så kan den hjälpa mig att tagga dokumenten genom att läsa dem. Det enda som krävs är att jag laddar upp dokumenten på rätt plats och talar om för SharePoint Online att alla de här dokumenten är av innehållstypen Jobbansökan. Jag kan nu sortera eller gruppera dokumenten på något av fälten, t ex efter Tjänst eller Plats. Nu när jag har lärt Microsoft 365 vad som är skillnaden mellan en Jobbansökan och andra innehållstyper genom att jag skapat innehållstyperna och talat om vilka dokument som är vad, så öppnar sig en massa nya möjligheter. Allt genom att det inte längre är generiska filer utan specifika innehållstyper. Och nu kan vi arbeta med, och inte emot systemet. Vi blir kollektivt vassare.
En kollega lärde mig om indrag, styckeformatering och formatmallar i min ordbehandlare, då blev arbetet med att skriva enklare och resultatet blev bättre. Jag skall försöka lära dig hur du skapar egna innehållstyper, mer om det i nästa artikel här i bloggen.