Informationsarkitektur finns överallt. Det är inget modeord och inte bara något som IT-avdelningen ska tänka på. Tvärtom – informationsarkitektur är något vi använder varje dag, ofta utan att tänka på det.

Tänk på ett bibliotek. Du kommer in och letar efter en bok om trädgårdsskötsel och hittar den direkt på hyllan med märkningen ”Qe”. Någon har redan tänkt: ”Hur sorterar vi tusentals böcker så att besökare kan hitta rätt utan att behöva fråga?”

Eller titta på instrumentpanelen i bilen. Hastighetsmätaren är stor och mitt framför dig. Tankmätaren är mindre, men alltid synlig. Någon har organiserat panelen för att du snabbt ska kunna fatta rätt beslut under färd.

Och på restaurangen, när menyn är tydligt uppdelad i förrätter, huvudrätter och efterrätter – kanske till och med med symboler för vegetariskt eller stark mat – då ser du informationsarkitektur i vardagen. Den gör det enkelt att förstå dina val utan att servitören behöver läsa upp allt.

Kort sagt: Informationsarkitektur är konsten att göra information begriplig, sökbar och användbar. Ju mer komplex en miljö är, som i en organisation med tusentals dokument, chattar och appar i Microsoft 365, desto viktigare blir det med en tydlig struktur.

I filmen ”High Fidelity” sorterar huvudpersonen Rob sin skivsamling autobiografiskt – efter händelser i sitt eget liv. För att hitta en skiva måste han minnas var och när han lyssnade på den senast. En väldigt personlig informationsarkitektur.

Data + Kontext = Information

Information är inte ett annat ord för data eller innehåll. Data är råmaterial, innehåll är hur vi paketerar det, men först när vi lägger till ett sammanhang blir det information.

Microsoft 365 svämmar ofta över av data och innehåll: filer, möten, chattar och anteckningar. Utan struktur och sammanhang blir det snabbt brus. Det är först när vi ger data ett sammanhang – visar vad som hör ihop, varför det är viktigt, och för vem – som data blir information.

Informationsarkitektur handlar inte om att skapa mer innehåll, utan att ge det innehåll vi redan har en form och en mening.

”Man kan ju lägga allt i en hög – bara man lägger det man behöver överst.”

Den här repliken från en komisk sketch är tyvärr ofta verklighet i organisationer. Filer dumpas utan struktur i Teams och SharePoint. Projektplaner, avtal och policydokument trängs i samma mapp. E-posten fungerar som ett arkiv där ingen vet vad som finns.

När vi lägger allt i en hög fungerar systemet bara för den som la dit sakerna senast. Nästa person hittar ingenting eller ännu värre – hittar fel version.

Informationsarkitektur är motsatsen. Det handlar om att tänka efter före: Vad behöver människor hitta? Hur, när och varför?

Med en bra arkitektur behöver vi inte lägga saker överst – vi hittar dem för att de redan ligger på rätt plats.

Varför ropar de ut varje station på bussen?

Varför repeterar flygvärdarna säkerhetsgenomgången varje gång, trots att nästan alla hört den förut? Varför meddelar tågvärden anslutande avgångar?

Svaret är enkelt: Någon behöver just den informationen, just då.

Samma princip gäller i organisationer. Bara för att du vet var budgetfilen ligger betyder det inte att andra vet.

Informationsarkitektur handlar om att rätt information ska finnas tillgänglig för rätt person vid rätt tillfälle – utan att behöva fråga, leta eller gissa.

Det handlar inte om ordning för ordningens skull, utan om trygghet och effektivitet. Precis som tågvärden ropar ut nästa hållplats, ska våra system visa: ”Nu är du här. Härifrån kan du gå vidare.”

En enda SharePoint-sajt för allt? Det blir snabbt en myrstack.

När organisationer börjar med Microsoft 365 är det vanligt att lägga allt på samma plats. ”Vi samlar allt här, så behöver vi inte leta.”

Men när filerna blir fler och mapparna växer börjar sajten likna en myrstack. Den expanderar åt alla håll med stigar som bara de invigda förstår. För nya medarbetare blir det omöjligt att hitta rätt. Allt surrar, men ingen ser helheten.

Informationsarkitektur ersätter myrstacken med tydlighet. Istället för att samla allt på en enda plats bygger vi separata ytor med tydliga syften: Ekonomi, HR, projekt och avdelningar.

Vi kan följa samma principer som när vi skapar ett dokument. Att det finns en intern organisation där information som hör ihop är grupperad tillsammans med relaterad information. Sektioner, stycken och meningar är inte slumpmässigt placerade på sidan.

När varje sajt har ett klart syfte förstår alla var saker hör hemma. Resultatet blir lättare att använda, underhålla och utveckla.

Kontexten kan vara vad som helst

Samma Excel-fil kan vara ointressant för en person men avgörande för en annan – beroende på situation och behov.

Kontexten kan vara geografisk: Team i Sverige och Nederländerna kan behöva samma data presenterad på olika sätt, eftersom språk och lagar skiljer sig.

Den kan vara organisatorisk: Ekonomi vill sortera data per kostnadsställe, medan marknadsavdelningen sorterar efter kampanjer.

Eller processrelaterad: Projektledare använder data för att driva projektet framåt, medan controllers använder samma data för budgetuppföljning.

Informationsarkitektur skapar rätt sammanhang med hjälp av metadata, filtrering och behörigheter. I Microsoft 365 handlar det om att skapa vyer där användaren snabbt får rätt information, utan att behöva sortera bort irrelevant innehåll.

Så nästa gång någon säger ”informationen finns ju där” – kom ihåg: det räcker inte. Information måste visas i rätt kontext för rätt person.

Allt i naturen vill återgå till sin vilda grund

Informationsmiljöer är som trädgårdar. De kan vara vackra och fungerande, men bara om någon rensar, beskär och vårdar dem. Annars tar ogräs och kaos över.

Så fungerar det också med informationen i Microsoft 365. Även den bästa strukturen förfaller med tiden om ingen tar hand om den.

Det är därför governance är avgörande. Governance handlar inte om kontroll, utan om omsorg. Det är principerna som håller ihop strukturen och ser till att den förblir begriplig och användbar över tid.

Utan governance? Då är vi snart tillbaka vid myrstacken och högen på golvet.

Med governance får vi istället en hållbar miljö där information alltid är tydlig, aktuell och relevant.