Att ha en strukturerad start och avslut på arbetsdagen kan göra underverk för produktiviteten. En genomtänkt rutin hjälper dig att hålla fokus, minska stress och se till att inget viktigt faller mellan stolarna. Med rätt verktyg i Microsoft 365 kan du dessutom digitalisera och effektivisera denna process, vilket gör det enklare att vara konsekvent och anpassa din arbetsdag efter dina behov.

---

Daglig Check-in (15 min) – Starta dagen rätt

Syfte: Att börja dagen med en tydlig plan ger dig kontroll och säkerställer att du fokuserar på det som verkligen betyder något. Istället för att reagera på andras prioriteringar får du en chans att styra din egen agenda och arbeta proaktivt.

Hur mår jag idag? (OneNote eller en dagbok (t ex Day One)

• Genom att snabbt checka in med dig själv kan du anpassa arbetsdagen efter din energi och fokusnivå.
• Behöver du justera din plan för att matcha din dagsform?
  

Dagens nyckelfokus (Planner & Microsoft To Do)

Vad är de viktigaste sakerna du måste få gjort idag? Att välja ut 2–3 nyckeluppgifter ökar chansen att du faktiskt slutför dem.

• Öppna Planner och gå igenom dina uppgifter. Använd Lägg till i min dag för att kunna se dem i MIcrosoft To Do under rubriken Min Dag.
• Har du några flaggade e-postmeddelanden i Outlook som måste hanteras idag?
  

Avstämning med kalendern (Outlook & Teams)

• Genom att gå igenom din kalender och identifiera viktiga möten och förberedelser undviker du att bli överrumplad under dagen.
• Blocka tid i Outlook-kalendern för fokuserat arbete om du kan, så att inte hela dagen fylls med spontana möten. Detta finns som en automatisk funktion i Viva Insights.
  

Uppdatering av uppgifter (Planner & Viva Goals)

• Se över din Planner-plan och identifiera vad som behöver prioriteras idag.
• Har du något som är kopplat till långsiktiga mål i Viva Goals? Genom att regelbundet följa upp på dina mål ser du till att dina dagliga uppgifter driver dig framåt. Viva Goals är dessvärre pensionsmässig men själva tekniken (OKR, Objectives & Key Results) är solid.
  

E-post och kommunikation (Outlook & Teams)

• Japp, du skall vänta tills nu innan du öppnar Outlook. Dina mejl är ofta fulla av andras prioriteringar och att åtminstone hinna fundera över dina egna först är ett gott råd.
• Ta en snabb titt på inkorgen och flagga det som kräver åtgärd.
• Gå igenom Teams-meddelanden och boka in tid för eventuella åtgärder.
  

Mentalt fokus (OneNote)

• Fundera på vilka potentiella störningsmoment som kan dyka upp under dagen och hur du kan minimera dem.
• Skriv ner de tankar eller sidoprojekt som distraherar dig i en ”Parkera och ta senare”-sektion i OneNote, så att du kan återvända till dem vid rätt tillfälle.
  

---

När någon kastar in en handgranat i din plan

Syfte: Att hantera oförutsedda avbrott utan att tappa kontrollen.

Ibland händer det – en akut uppgift, en kollega som behöver hjälp eller en chef som omprioriterar allt. När det sker:

• Pausa och utvärdera: Är detta verkligen akut, eller kan det schemaläggas till senare?
• Justera planen: Om det är akut, vilka av dagens uppgifter kan skjutas upp eller delas upp i mindre steg?
• Använd Planner och Outlook: Flytta om uppgifter istället för att bara låta dem falla mellan stolarna.
• Var medveten om dina egna gränser: Om du ofta blir avbruten, fundera på hur du kan skapa buffertar i din planering för att hantera det.
  

---

Daglig Check-out (15 min) – Stäng arbetsdagen med kontroll

Syfte: Att reflektera över vad du har åstadkommit, fånga upp lösa trådar och säkerställa att du är redo för nästa dag. En kort summering av dagen hjälper dig att arbeta smartare och minska stress. Man kan säga att man avslutar idag med att påbörja imorgon.

Vad gick bra idag? (OneNote eller dagbok)

• Att identifiera dagens framgångar stärker motivationen och ger en känsla av avslut.
  

Vad blev inte klart? (Planner & To Do & Outlook-kalender)

• Notera vilka Planner-uppgifter som inte blev arbetade på.
• Bryt eventuellt ner uppgifter i Planner i mindre uppgifter.
• Blocka tid i Outlook-kalendern om något kräver dedikerat fokus.
  

Snabb genomgång av e-post och Teams

• Svara på snabba meddelanden.
• Planera in längre svar i morgondagens att-göra-lista.
  

Förberedelse för nästa dag (Planner & Outlook-kalender & OneNote)

• Definiera morgondagens 3 viktigaste uppgifter.
  

Avslut och nedvarvning

• Stäng av aviseringar och mentalt avsluta arbetsdagen.
  

---

Du kan göra det här för veckan, månaden och kvartalet också.

Jag checkar in och ut veckorna också, jag förlänger helt enkelt måndagmorgonens incheckning och fredageftermiddagens utcheckning.

Veckans Check-in (Måndag morgon, 30 min)

Syfte: Få en överblick av veckan och planera in det viktigaste.

1. Veckans mål: (Planner + Viva Goals)
   • Definiera de tre viktigaste målen för veckan
   • koppla eventuella uppgifter till Viva Goals om du har OKR:er att följa upp
2. Genomgång av kalendern: (Outlook + Teams)
   • Gå igenom veckans möten i Outlook– behöver du blocka tid för förberedelser?
   • Planera in tid för fokuserat arbete genom att boka in Fokustid i Outlook.
3. Projekt och uppgifter: (Planner och To Do)
   • Stäm av projektuppgifter i Planner – vad kräver din insats i veckan?
   • Dra in veckans viktigaste uppgifter till Microsoft To Do.
4. Personligt fokus: (OneNote eller en dagbok)
   • Finns det något du vill förbättra denna vecka?
   • Behöver du justera hur du fördelar din tid?

Veckans Check-out (Fredag eftermiddag, 30 min)

Syfte: Reflektera över veckan, avsluta på ett bra sätt och förbereda nästa vecka.

1. Hur gick veckan? (OneNote + dagbok)
   • Vad gick bra? Vad behöver justeras?
   • Kort veckosammanfattning i OneNote.
2. Vad blev inte klart? (Planner och Outlook)
   • Flytta uppgifter i Planner och se över vad som ska prioriteras nästa vecka.
   • Blocka in tid i Outlook-kalendern för större uppgifter nästa vecka.
3. Planera nästa vecka: (Planner + Viva Goals + Outlook-kalender)
   • Identifiera nästa veckas 3 viktigaste mål och lägg in dem i Microsoft To Do.
   • Se över kalendern – finns det luckor att blocka för fokuserat arbete?
4. Avrundning och mentalt avslut:
   • Skriv en kort summering av veckan i OneNote eller dagboken
   • Mentalt stänga ner arbetsveckan.
     

---

Hur du gör detta till en vana och varför det är värt det

Syfte: Att vara konsekvent med din planering för att uppnå långsiktiga resultat.

Att skapa en ny vana kräver tid och konsekvens, men det finns några knep för att hålla fast vid din check-in och check-out-rutin:

• Boka in det i kalendern. Om det inte finns med i schemat är risken stor att det glöms bort. Jag själv bokar in det som ett återkommande möte med mig själv -möte i min Outlook-kalender.
• Håll det enkelt. Börja med en kortare version och bygg ut rutinen när den känns naturlig.
• Checka in innan du läser mejl. Javisst, mejlen kanske innehåller något som du behöver planera in. I min erfarenhet är det bättre att ha en plan med dina prioriteter innan du börjar plocka in andras önskemål.
• Koppla det till en befintlig vana. Om du redan har en rutin på morgonen (t.ex. Hämta morgonkaffe), lägg check-in direkt efter.
• Fira små framgångar. När du ser att du blir mer produktiv, ta en stund att uppskatta hur mycket bättre du jobbar. Det ger motivation till att bibehålla och utveckla.
  

Fördelarna? Mindre stress, bättre kontroll över din tid och en känsla av att du faktiskt får saker gjorda istället för att bara reagera på omvärlden. Konsekvent planering leder till färre överraskningar, bättre arbetsflöde och en tydligare riktning för din dag och vecka.

---

Genom att integrera denna rutin med Microsoft 365 får du en tydlig arbetsstruktur, bättre koll på dina uppgifter och en metod för att reflektera och förbättra kontinuerligt. Testa det och se hur det förändrar ditt sätt att arbeta!