Detta är del två i en serie inlägg om Avtalshantering i SharePoint online. Här är det första inlägget.

Avtalshantering

Hur hanterar din organisation sina avtal? Det kan se väldigt olika ut i olika organisationer. Jag har kunder som lagrar avtal i dedikerade system som är gjort för avtalshantering, typiskt är det lite större organisationer som har många avtal och fäster stor vikt vid sina avtal. Det finns många organisationer som behöver ha en strikt hantering av sina avtal av regelefterlevnadsskäl. Det finns också gott om organisationer som inte har en egentlig hantering av sina avtal, ingen standardiserad hantering i alla fall.

Istället är det de enskilda intressenterna som hanterar ”sina” avtal, vilket kan leda till att avtal löper ut, eller andra saker som kan ge problem ifall de händer utan att man uppmärksammar det i tid.

Det finns ett behov i de flesta organisationer

Den här typen av risk är lätt att minska med en åtminstone enkel avtalshantering. Det är inte mycket som skall till.

• Vi vill ha en central plats för att lagra alla avtal.
• Vi vill ha koll på nyckelinformation
• Vi vill bli påminda om avtal som löper ut inom kort eller automatiskt förnyas.
• Vi behöver följa regelverk (och kanske dokumentera huruvida ett avtal är ett Leasing-avtal och ifall de i så fall eventuellt skall redovisas enligt IFR16 eller K3, som är två olika regelverk för redovisning av leasingavtal).

Resten är som de säger, ”finesser och extrafunktioner”.

Vad är det för nyckelinformation vi vill ha koll på då?

Vi vill kunna ge avtalet ett namn, ett unikt ID, en avtalstyp, En avtalskategori, en status, en giltighetstid, förnyelsevillkor, och uppsägningstid.

Resten är lite olika beroende på typ av organisation, storlek och bransch.

Det finns två huvudtyper av avtal

Det finns avtal där vi är den signerande parten (kunden), och avtal där vi är den erbjudande parten (leverantören). En bra avtalslösning skall naturligtvis kunna hantera avtal av bägge typerna. Vilken typ av avtal vi har flest av beror på vilken slags organisation vi är.

SharePoint är utmärkt för detta

SharePoint i sig är otroligt flexibelt när vi skall hantera dokument och information , så det är inte konstigt att det är en populär plattform att skapa en sådan här lösning på. Men även om vi är duktiga på SharePoint, har stor kunskap inom avtalsjuridik eller annan relevant kunskap, eller om vi får hjälp att bygga lösningen av någon superkonsult så finns det en akilleshäl: De befintliga avtalen.

Hur läser vi in de befintliga avtalen?

Om det bara handlade om att ladda upp dokument eller scannade papper så vore det ju inte så svårt. Problemet är att nyckelinformationen, och annan kompletterande information, också behöver komma in i systemet, inte bara filerna. Så antingen får vi delegera ut arbetet på anställda, praktikanter eller knappa in det själva. Kul? Nee, nee. Jag tror faktiskt inte det, nee.

SharePoint premium for the win

I SharePoint Premium finns verktyg som Maskininlärning som kan tränas på att känna igen nyckelinformationen i avtalen och föra in den i systemet så att vi kan avlasta personal från så mycket manuellt arbete som möjligt. Det kostar förstås att använda den här typen av teknik men det gör ju personalen också. Om personalen har så mycket ”luft” i sina arbetsuppgifter att de kan klara att utföra det här arbetet utan att det påverkar andra processer så är det förstås bra och samtidigt inte bra. Men annars är det här en uppgift vi kan få systemet att göra åt oss.

Sajtmallen

Den heter ”Contract Management” på engelska och är absolut inte i ett skick där vi kan börja använda mallen direkt. Tvärtom är det rätt mycket arbete. Det beror förstås på att man inte kan göra en universallösning som fungerar för alla, eller ens de flesta. Nej, sajtmallen är mer tänkt som inspiration, men vi kan absolut utgå ifrån den i vårt arbete med att bygga en lösning för avtalshantering för vår organisation.

Sajtmallen i sig innehåller ett antal dokumentbibliotek och några listor. Namnen är hämtade från den svenska versionen av mallen.

Dokumentbibliotek

• Bekräftelsebrev
• Kontraktmallar
• Regioner
• Serviceavtal
• Models
• Training files (för träning av Syntex-modellerna)

Listor

• Arbetsutdrag
• Klienter
• Kontraktsförfrågningar
• Explanation templates
• Model usage

Bygga vår egen kontraktshantering

Arkitektur

En sådan här lösning kan göras som en kombination av Listor, Dokumentbibliotek och egna Innehållstyper. Jag vill gärna ha två mål med detta: Att undvika tredjepartslösningar och att bygga det så enkelt som möjligt och sedan lägga till funktioner när det finns ett uppfattat behov.

Så här kan lösningen se ut i Mermaid

Metadata

Vi behöver definiera vilken information vi vill lagra om våra avtal. Vi behöver kanske ha en liten workshop med intressenterna där vi tillsammans bestämmer hur kolumnerna skall se ut. Jag brukar skapa en lista över möjliga metadata-kolumner till mina kunder och låta dem välja och bli inspirerade och till slut komma överens om en lista. Vi använder metoden MoSCoW för att tillsammans markera i listan vad som verkar relevant för kundens organisation.

MoSCoW

Must have, nyckelinformation som vi måste ha för alla våra avtal

Should have, kompletterande information som ger stort värde

Could have, annan information som inte är viktig men ändå bra

Won’t have, saker som inte är relevant för din organisation eller bransch

Exempel på metadata att lagra om våra leverantörer.

Kolumnnamn	Beskrivning	Fälttyp	MoSCoW
Leverantörens namn	Namn på företaget	Titel	M
Organisationsnummer	Leverantörens organisationsnummer	Text	M
Kontaktperson	Primär kontaktperson hos leverantören	Text	S
E-postadress	Kontaktpersonens mejladress	Text	S
Telefonnummer	Kontaktpersonens telefonnummer	Text	S
Adress	Leverantörens post- eller besöksadress	Text	S
Land	Leverantörens land	Val (dropdown)	S
Kategori	Typ av leverantör	Val eller Term	S
Riskklassning	Bedömning av leverantörens affärsrisk		S
Senast avtalade datum	Datum för senast tecknade avtal	Datum	C
Anmärkningar	Noteringar om leverantören	Text	C
VAT	Momsredovisningsnummer	Text	C

---

I nästa del i serien börjar bygget

Häng med då och läs mer om det praktiska i byggandet.