Vad är en mognadsmodell?

Det är ett sätt att försöka uppskatta var man står jämfört med något slags uppfattat ideal, en slags skala mellan adhoc och perfektion. Det är förstås ett uppfattat ideal, utifrån vad som är möjligt med tekniken, men den kan ju inte mäta vad som är perfekt för en given organisation, det måste man ju komma fram till själv.

Om adhoc är nivå 100 och det ideala sättet att använda tekniken är nivå 500, var står man då?

Arbetet med att beskriva den här mognadsmodellen görs just nu av frivilliga experter och entusiaster som jag själv, och du kan följa det på Microsoft Learn.

Kompetenskategorier

Det blir förstås inte en totalnivå, man kan ju vara superduktig på regelefterlevnad men vara kass på samarbete. Så för att det skall vara intressant över huvudtaget så behöver man skapa kategorier och definiera nivåerna för kategorierna separat.

Affärsprocesskompetens

Det här området omfattar hur organisationer hanterar och automatiserar repetitiva arbetsuppgifter. Det lägger tonvikten på att strukturera dessa uppgifter med affärsregler och teknologi för att öka effektiviteten och standardiseringen. Kompetensområdet inkluderar analys av ostrukturerade och strukturerade data, arbetsflöden, användarsäkerhet, rapportering, spårning, processmodellering och optimering.

Kognitiv affärskompetens

Det här området fokuserar på att integrera kognitiva datortjänster i organisationers verksamhet. Detta innefattar användningen av artificiell intelligens (AI) och maskininlärning för att förbättra beslutsfattande och operativa aktiviteter. Affärsprocesser optimeras genom att simulera mänsklig kognition inom analysering, bedömning och beslutsfattande.

Samarbetskompetens

Fokuserar på hur organisationer använder plattformens verktyg för att samarbeta effektivt.

Kommunikationskompetens

Det här handlar om hur organisationer använder verktyg för att effektivt sprida information inom och utanför deras gränser. Den betonar skapande, godkännande och distribution av innehåll och syftar till att förbättra kommunikationen genom att anpassa meddelanden till rätt publik med rätt verktyg.

Anpassnings- och utvecklingskompetens

Hur organisationer hanterar och styr anpassningar och utveckling inom plattformen. Den täcker hantering av olika utvecklingsmetoder, från ingen kod (No Code) till professionell kodutveckling (Pro Code), och betonar vikten av att effektivt blanda dessa metoder.

Styrning och efterlevnadskompetens

Kompetensområdet handlar om hur organisationer hanterar risker och följer gällande lagar och regleringar. Detta inkluderar att skapa och upprätthålla policyer, operativa processer och tekniska kontroller för att skydda data i Microsoft 365.

Innehållshantering

Området fokuserar på effektiv hantering av olika digitala innehållstyper, inklusive dokument, e-post och media. Denna modell betonar vikten av hela innehållslivscykeln, från skapande till lagring och slutligen borttagning.

Infrastrukturskompetens

Hur organisationer hanterar infrastrukturella aspekter i molnet. Det inkluderar uppgifter som traditionellt utförs av IT-proffs eller administratörer, som upprättande och konfiguration av en Microsoft 365-instans, introduktion av ny funktionalitet och liknande situationer.

Människor och gemenskaper

Kompetensområdet fokuserar på att se till att människor har tillgång till nödvändig information, kan upptäcka värdefulla konversationer, ställa frågor, dela kunskap och involvera experter. Det handlar även om individuella och gruppbaserade färdigheter, profiler och insikter om kollegor för att möjliggöra effektivt teamarbete och kollektiva aktiviteter. Detta omfattar gemenskaper av intresse, organisationskultur och arbete inom gemensamma värderingar.

Personal och utbildningskompetens

Det här området handlar om att stärka organisationens förmåga att använda och underhålla systemet. Modellen tar hänsyn till vem som ska upprätthålla systemet och hur de ska engagera verksamheten samt att skapa förmåga hos slutanvändarna.

Sökkompetens

Fokuserar på hur organisationer effektivt kan använda sökfunktioner för att hitta relevant och auktoritativ information. Detta omfattar utvecklingen från grundläggande sökfunktioner till avancerade, AI-drivna sökmöjligheter.

Fler områden är på väg

Närmast kommer en ”Data and Analytics”-kompetens och jag själv arbetar för närvarande med att definiera Säkerhetskompetens.

Nivåer

100: Initial eller Adhoc

Den här nivån kan man beskriva med ord som Reaktiv, instabil, okontrollerad, vilket ju inte målar en så trevlig bild. Jag brukar fokusera på ordet reaktiv. Här har vi ingen plan utan vi blir överraskade hela tiden och reagerar kanske olika varje gång. Ohanterad personlig innovation är ett fint sätt att säga att alla löser problem och uppgifter på sitt eget sätt, ofta olika sätt varje gång, och därför med varierande resultat.

200: Hanterad

Den här nivån kan beskrivas med ord som Rutin, brandsläckning, personligt hanterad. Här finns det personliga processer men de är inte koordinerade eller dokumenterade. Ledningen lägger sig helt enkelt inte i hur arbetet skall utföras. Enstaka uppgifter kan ha dokumenterade processer men ingen kontroll görs av hur väl processerna följs.

300: Definierad

Orden planerad, kontrollerad, dokumenterad kan beskriva den här nivån. Här följer användare välbekanta processer som är framtagna för arbetsuppgiften. Nån slags granskning av processerna görs ibland.

400: Förutsägbar

När vi kan använda ord som kvalitetssäkrad, anpassad, produktiv, responsiv, effektiv, ja då är det den här nivån vi tänker på. Här mäter vi med KPI:er och evidens. Processerna är verifierade (löser uppgiften väl) och validerade (löser rätt uppgifter). Användarna kan utföra sina uppgifter med skicklighet.

500: Optimerande

Här tänker vi på ord som systematiskt, ständig förbättring, optimal, automatiserad, och de beskriver den ideala nivån väl.

Arbetet med mognadsnivåer

Microsoft 365:s mognadsmodell ger en ram för organisationer att bedöma och utveckla sin användning av Microsoft 365. Modellen är avsedd att vägleda organisationer i att förbättra sin användning av verktygen och utveckla en mer integrerad och effektiv arbetsmiljö. Det första steget i det här arbetet handlar om att just förstå var organisationen befinner sig just nu, och sedan ta fram en plan för hur man kan klättra på mognadsskalan.

Vilken nivå skall man sträva efter?

De som arbetat med det här längst, till exempel Simon Hudson, brukar påpeka två erfarenheter:

1. Det är bättre att höja i bredd än i spets.
   Att höja en specifik arbetsgrupp till 400-500 inom en kategori så får det väldigt liten effekt på verksamheten. Om man kan höja de flesta i organisationen från nivå 100 till 200 inom några kategorier så är det bättre.
2. Det är svårt att hitta organisationer som nått 400, och 500 är nästan omöjligt.
   Om man lyckas nå nivå 300 i bredd så är du i väldigt bra skick. De allra flesta organisationerna klarar med nöd och näppe att höja sig själva från 100 till 200 och det bara i någon kompetenskategori, om inte arbetet sker på ett prioriterat och väldigt systematiskt sätt.

Hur höjer man sin mognadsnivå?

För att kunna navigera behöver vi framförallt veta två saker:

• Var är jag nu?
• Var vill jag vara?

Det första tar vi reda på i något som kallas för en snabbedömning (Quick Assessment). Det gör oftast i form av en workshop där man som grupp tillsammans bedömer på vilken nivå man är inom de kompetenser man tror är relevanta för verksamheten. Vissa kompetenser tittar man alltid på, t ex infrastruktur, kommunikation och samarbete. De övriga beror som sagt på vilken verksamhet och organisation man har.

Sedan behöver man sätta en nivå som är rimlig att nå inom de kompetenser som känns mest viktiga och akuta att förbättra mognadsnivån.

Därefter börjar man med djupanalys i en separat workshop för respektive kompetensområde som man valt ut. Tillsammans beslutar man om vilka konkreta förändringar man behöver göra och skapar en förändringsplan.